Локальное развёртывание ИИ на архитектуре заказчикаЛюбая кастомизация и доработка бота

Счета и акты

Программа для выставления счетов: отправка клиентам и контроль оплат

Счёт на оплату — самый частый документ малого бизнеса и самый неблагодарный. Реквизиты переписываются из письма, сумма с НДС пересчитывается вручную, PDF уходит клиенту с личной почты, а оплачен ли счёт, становится понятно только после сверки с выпиской. Когда юрлиц несколько, а часть счетов ежемесячные, на это уходят дни.

Сервис выставления счетов Роботок собирает весь путь счёта в одном окне: карточки клиентов, счета и акты, отправка и статусы оплаты.

Посмотреть кейсы

Т-Бизнес

Ведёт клиентов и контрагентов. В карточке хранятся наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, банковские реквизиты, контакты и комментарии. Реквизиты подтягиваются по ИНН из ЕГРЮЛ через T-API.
Считает счёт за вас. В строках указываются наименование, количество, единица измерения, цена и ставка НДС. Сумма, НДС и итог к оплате считаются автоматически.
Прикладывает акт. К счёту можно добавить акт или закрывающий акт и отправить их клиенту одним письмом.
Отправляет тремя способами. PDF уходит через ваш почтовый сервер, через Т-Бизнес или через любой подключённый банк, сервис ЭДО или платёжный сервис.
Следит за оплатой. Счёт проходит путь «черновик → отправлен → оплачен / частично оплачен / просрочен / отменён». Оплаты подтягиваются по API.
Сам выставляет повторяющиеся счета. Ежемесячные счета, квартальные акты и регулярные отчёты уходят по расписанию.
Отдаёт данные бухгалтерии. Выгрузка в CSV или JSON с фильтрами по клиенту, статусу и активности.
Защищает доступ. Роли сотрудников, двухфакторная аутентификация по TOTP, изоляция данных разных компаний.

Кому подходит

ИП и ООО, которые выставляют счета клиентам каждую неделю или каждый месяц.
Бухгалтерам на аутсорсе и агентствам, которые ведут счета нескольких юрлиц.
Сервисным компаниям с абонентским обслуживанием и ежемесячными актами.
Группам компаний, где у каждого юрлица свои реквизиты, клиенты и банк.
Торговым компаниям, которым важно видеть, какие счета оплачены, а какие просрочены.

Что вы получаете

Счёт без ручного пересчёта

Реквизиты клиента подставляются по ИНН, НДС и итог считаются автоматически, акт прикладывается к счёту.

Отправка из одного окна

PDF уходит по email через ваш SMTP, через Т-Бизнес или через подключённый API-сервис. Каждая отправка сохраняется в истории.

Видно, кто не заплатил

Статусы оплаты, частичные платежи и просрочка отмечены цветными тегами. У каждого клиента своя история.

Ежемесячные счета уходят сами

Счета отправляются по расписанию с шаблоном письма, в который подставляется период. Задачи видны в календаре.

Несколько юрлиц в одном аккаунте

Компания переключается в шапке, данные изолированы, у сотрудников разные роли.

Новый банк — за 24 часа

API банка, сервиса ЭДО или платёжного сервиса подключается через готовый адаптер.

01 / 09

Короткий ответ: что такое программа для выставления счетов

Сервис выставления счетов Роботок — программа для российских ИП и ООО. Она ведёт базу клиентов, формирует счета на оплату и акты в PDF и отправляет их клиенту по email или через Т-Бизнес. Затем отслеживает оплату: оплачен, частично оплачен, просрочен. Повторяющиеся счета выставляются автоматически по расписанию, данные выгружаются в CSV или JSON для бухгалтерии.

Сервис не заменяет бухгалтерскую программу: учёт, проводки и отчётность остаются в вашей учётной системе. Его задача — путь счёта от черновика до оплаты. Именно здесь обычно и теряется время: реквизиты вводят вручную, счета отправляют с личной почты, оплаты сверяют по выписке.

02 / 09

Выставление счетов клиентам: от черновика до оплаты

У каждого счёта понятный жизненный цикл: черновик → отправлен → оплачен / частично оплачен / просрочен / отменён. Так счета покупателям и заказчикам не теряются между почтой, мессенджером и банком.

Как выставить счёт на оплату клиенту:

Выберите компанию-отправителя: активное юрлицо или ИП переключается в шапке интерфейса.
Выберите клиента из базы или найдите контрагента по ИНН — реквизиты заполнятся из ЕГРЮЛ.
Добавьте строки: наименование, количество, единица измерения, цена, ставка НДС. Сумма, НДС и итог к оплате посчитаются автоматически.
Если нужно, приложите акт или закрывающий акт и поставьте метку: «ежемесячно», «проект», «абонентское обслуживание».
Проверьте тему и текст письма и отправьте счёт удобным способом.

03 / 09

Счета и акты в PDF: три способа отправить клиенту

Локально: PDF и ваш почтовый сервер. Счёт и акт формируются в PDF прямо в сервисе и уходят клиенту с вашего ящика или через настроенный SMTP-сервер. Банк для этого не нужен, а клиент получает письмо от вашей компании.

Через Т-Бизнес (T-API). Счёт выставляется в Т-Банке: PDF можно скачать, письмо клиенту отправляет Т-Бизнес, статус оплаты возвращается в сервис. Не нужно отдельно заходить в интернет-банк и переносить данные вручную.

Через другой банк, ЭДО или платёжный сервис. Банковские, платёжные и бухгалтерские API, а также сервисы ЭДО подключаются через единый адаптер. Работа выглядит так же, как с Т-Бизнесом: тот же интерфейс, те же статусы.

Все отправки сохраняются в истории: видно, какой документ, кому и когда ушёл. Вместе со счётом можно отправить закрывающий акт.

04 / 09

Автоматическое выставление счетов по расписанию

При абонентском обслуживании, аренде и ежемесячных услугах не нужно каждый раз создавать счёт заново. В планировщике настраиваются задачи четырёх типов: авто-выставление счёта, напоминание, отчёт и webhook во внешнюю систему.

Все задачи видны в календаре. В теме и тексте письма можно использовать переменные. Например, {{last_month_with_year}} подставит прошлый месяц и год, и письмо «Счёт за услуги за {{last_month_with_year}}» каждый месяц будет актуальным без правок.

авто-выставление счёта — по расписанию создаётся и отправляется счёт по шаблону;
напоминание — чтобы не пропустить срок;
отчёт — регулярная сводка по счетам и оплатам;
webhook — событие уходит в CRM, ERP или внешний скрипт.

05 / 09

Выставление счетов через Т-Бизнес и по API за 24 часа

Т-Бизнес подключается через T-API. Счёт выставляется в Т-Банке, PDF доступен для скачивания, письмо клиенту отправляет Т-Бизнес, а статус оплаты возвращается в сервис. Через это же подключение по ИНН подтягиваются реквизиты контрагента.

Если вы работаете с другим банком или сервисом ЭДО, его можно подключить в ускоренном режиме. В сервисе уже есть единый адаптерный слой для выставления счёта, синхронизации статусов, получения PDF и уведомлений. Новый провайдер подключается как адаптер, без переписывания ядра. Базовая интеграция занимает до 24 часов, если документация, тестовый доступ и ответственный со стороны провайдера готовы заранее.

Подключение API провайдера и авторизация: OAuth 2.0, API-ключ или токен.
Сопоставление счёта, контрагента и статуса оплаты с объектами провайдера.
Тестовое выставление счёта и получение PDF.
Синхронизация статусов «оплачен / частично оплачен / просрочен» и webhook.

06 / 09

Контроль оплат и дебиторской задолженности

Статусы выделены цветными тегами, поэтому неоплаченные и просроченные счета видны в списке сразу, без сверки с выпиской. Частичная оплата фиксируется как частичная, так что остаток долга не теряется. Если оплаты приходят через Т-Бизнес или другой подключённый сервис, статусы синхронизируются автоматически — по API или через webhook.

У каждого клиента есть история: счета, оплаты, акты, задолженность и активность. Данные выгружаются в CSV или JSON с фильтрами по клиенту, статусу или активности — как реестр для бухгалтерии, основа для контроля дебиторской задолженности и источник для внешних систем.

07 / 09

Несколько ИП и ООО в одном аккаунте

Один пользователь может работать с несколькими юрлицами и ИП. Активная компания переключается в шапке: счета, клиенты и отчёты показываются в её контексте, а данные разных компаний изолированы друг от друга. Коллег можно пригласить в аккаунт и выдать им роли с разными правами доступа.

Это удобно бухгалтерам на аутсорсе, агентствам и группам компаний: не нужно держать отдельный аккаунт или таблицу для каждого юрлица. Вход защищён двухфакторной аутентификацией по TOTP. Администратор управляет пользователями и компаниями, настраивает SMTP и подключения к API-провайдерам и видит логи интеграций.

08 / 09

Сравнение подходов к выставлению счетов

Возможно, вам нужно другое решение. Распознавание входящих счетов, накладных и УПД — это ИИ-ассистент для 1С: распознавание документов. Согласование договоров — это проверка договора и протокол разногласий в YasnoDoc. Автоматизация всего документооборота — это ИИ-автоматизация документооборота и процессов.

Подход	Что даёт	Ограничение
Шаблон в Word или Excel	Бесплатно и привычно	Реквизиты и суммы вводятся вручную, нет статусов оплаты, легко перепутать версии
Онлайн-генератор счёта	Быстро сделать один счёт в PDF	Нет базы клиентов, истории оплат и повторяющихся счетов
Выставление счёта в интернет-банке	Счёт и оплата в одном банке	Работает в рамках одного банка: у нескольких юрлиц в разных банках — разные кабинеты
Учётная система (1С и аналоги)	Полный бухгалтерский учёт	Избыточна, если задача — выставить счёт, отправить его и проконтролировать оплату
Сервис выставления счетов Роботок	Клиенты по ИНН, счета и акты в PDF, отправка по email, через Т-Бизнес или API, статусы оплаты, расписание, несколько юрлиц	Не ведёт бухгалтерский учёт и не сдаёт отчётность — это задача вашей бухгалтерии

09 / 09

Внедрение, стоимость и развёртывание

Готовое решение в магазине Роботок: подписка от 1 390 ₽ в месяц, при годовом контракте — 1 180 ₽ в месяц, лицензия навсегда — 16 900 ₽. Стоимость подключения дополнительного API-провайдера за 24 часа рассчитывается после разбора его документации.

Запуск проходит так: созвон и разбор, сколько юрлиц и какие каналы отправки нужны, подключение SMTP, Т-Бизнеса или другого провайдера, перенос клиентов и повторяющихся счетов, затем первые счета на реальных клиентах и проверка статусов оплаты.

Сервис можно разместить в контуре Роботок или на сервере заказчика. Если сервис стоит на вашем сервере, данные клиентов и счетов не покидают периметр компании.

Услуга под эту задачу

Это решение из каталога — готовый сценарий. Если задача шире коробки, её закрывает услуга целиком: с разбором процесса, интеграциями и запуском под ваш контур.

Автоматизация бизнес-процессов с ИИ

Аудит процессов, документооборот, внедрение и измеримая экономия на заявках и отчётах.

Подробнее

Разработка чат-ботов

Сценарные боты для Telegram, MAX, WhatsApp и сайта: заявки, CRM, 1С и оплата.

Подробнее

Все услуги целиком — на странице «Услуги».

Частые вопросы

Что такое сервис выставления счетов и кому он нужен?

Это программа Роботок для ИП и ООО. Она ведёт клиентов, формирует счета на оплату и акты в PDF, отправляет их по email, через Т-Бизнес или другой подключённый сервис и отслеживает оплату. Подходит компаниям, которые регулярно выставляют счета, работают с несколькими юрлицами и хотят автоматизировать повторяющиеся счета.

Как выставить счёт на оплату клиенту онлайн?

Выберите компанию-отправителя, найдите клиента по ИНН — реквизиты заполнятся из ЕГРЮЛ — и добавьте строки с ценой и ставкой НДС. Сумма и НДС посчитаются автоматически. Затем приложите акт, если он нужен, и отправьте счёт по email или через Т-Бизнес. После отправки счёт получает статус и попадает в историю клиента.

Можно ли выставлять счета без Т-Банка?

Да. В локальном режиме счёт формируется в PDF прямо в сервисе и уходит клиенту через ваш почтовый ящик или SMTP-сервер. Т-Бизнес и другие банки — дополнительные каналы, а не обязательное условие.

Как работает выставление счёта через Т-Бизнес?

Сервис подключается к Т-Бизнесу через T-API. Счёт выставляется в Т-Банке, PDF доступен для скачивания, письмо клиенту отправляет Т-Бизнес, а статус оплаты возвращается в сервис. Реквизиты контрагента по ИНН подтягиваются через то же подключение.

Как настроить автоматическое выставление счетов каждый месяц?

В планировщике создаётся задача «авто-выставление счёта» с расписанием и шаблоном письма. Переменные вроде {{last_month_with_year}} подставляют нужный период, поэтому текст письма не нужно править каждый месяц. Так же настраиваются квартальные акты и регулярные отчёты.

Как сервис помогает контролировать оплату и просрочку?

У каждого счёта есть статус: отправлен, оплачен, частично оплачен, просрочен или отменён. Статусы выделены цветом. Частичные оплаты учитываются отдельно, а при подключении через API статусы обновляются автоматически. По каждому клиенту видны счета, оплаты, акты и задолженность. Для контроля дебиторской задолженности данные выгружаются в CSV или JSON.

Можно ли вести несколько ИП и ООО в одном аккаунте?

Да. Активная компания переключается в шапке интерфейса, а данные компаний изолированы друг от друга. Коллегам можно выдать роли с разными правами доступа. Это удобно бухгалтерам на аутсорсе, агентствам и группам компаний.

Какие банки и сервисы можно подключить, кроме Т-Бизнеса?

Банковские API, сервисы ЭДО, платёжные шлюзы, бухгалтерские и налоговые платформы. Если есть документация, тестовый доступ и ответственный со стороны провайдера, базовая интеграция занимает до 24 часов. В неё входят авторизация, выставление счёта, получение PDF, синхронизация статусов оплаты и webhook.

Чем это отличается от ИИ-ассистента для 1С?

Они работают с разными документами. ИИ-ассистент для 1С распознаёт входящие документы — счета поставщиков, накладные, УПД — и заводит их в учётную систему. Сервис выставления счетов работает с исходящими счетами: формирует их, отправляет клиентам и отслеживает оплату.

Заменяет ли сервис бухгалтерию или 1С?

Нет. Сервис не ведёт бухгалтерский учёт, не делает проводки и не сдаёт отчётность. Он отвечает за путь счёта от черновика до оплаты, а данные для учёта передаёт выгрузкой в CSV или JSON либо через webhook.

Как защищены данные?

Вход защищён двухфакторной аутентификацией по TOTP, у сотрудников разные роли и права доступа, данные компаний изолированы. Администратор видит логи интеграций и управляет подключениями к API-провайдерам.

Сколько стоит программа для выставления счетов?

Подписка — от 1 390 ₽ в месяц, при годовом контракте — 1 180 ₽ в месяц, лицензия навсегда — 16 900 ₽. Оставьте заявку на этой странице: покажем демо на ваших реквизитах и рассчитаем стоимость с нужными интеграциями.