Как медицинское учреждение с 15 филиалами сократило время на поиск НМЦК на 20% с помощью ИИ-бота

Расчет НМЦК — одна из самых трудоемких задач в закупочной работе. Особенно в крупных медицинских организациях, где специалисты регулярно обрабатывают большой объем позиций, сверяют характеристики, ищут подходящие контракты в ЕИС и готовят обоснование цены сразу по нескольким направлениям закупок.

Для медицинского учреждения с 15 филиалами мы внедрили ИИ-бота для автоматизации расчета НМЦК. Решение помогло сократить время сотрудников на поиск НМЦК на 20%, снизить нагрузку на специалистов и сделать сам процесс расчета более прозрачным, управляемым и воспроизводимым.

До внедрения решения сотрудники тратили значительную часть рабочего времени на ручные операции:

• разбор технических заданий;
• перенос позиций в рабочие таблицы;
• поиск релевантных контрактов в ЕИС;
• сравнение характеристик товаров и услуг;
• проверку соответствия по кодам, параметрам и описаниям;
• подготовку итогового расчета для дальнейшей работы.

Когда филиалов много, а закупочные процессы идут параллельно, такая работа начинает занимать слишком много времени. Возрастает нагрузка на специалистов, увеличивается риск пропустить важные характеристики, а сам расчет НМЦК становится зависимым от человеческого фактора.

Мы разработали и внедрили ИИ-бота для автоматического расчета НМЦК, который берет на себя большую часть рутинных операций.

Система принимает техническое задание, извлекает позиции и характеристики, ищет подходящие контракты в ЕИС, оценивает степень соответствия и формирует готовый расчет, который можно проверить, скорректировать и выгрузить в Excel.

Решение закрывает не один отдельный этап, а весь рабочий цикл — от загрузки ТЗ до поиска контрактов, от сопоставления параметров до получения итоговой стоимости по лоту.

1. Загрузка технического задания. Пользователь загружает документ в систему.
2. Извлечение позиций и характеристик. ИИ-бот автоматически распознает наименование, количество, единицы измерения и значимые параметры позиции.
3. Поиск данных в ЕИС. Система подбирает релевантные контракты по наименованию, кодам, характеристикам и другим важным признакам.
4. Сопоставление параметров. Алгоритм сравнивает найденные предложения с требованиями закупки и показывает степень соответствия.
5. Расчет НМЦК. Бот предлагает подходящие контракты для расчета, определяет цену за единицу и формирует итоговую сумму.
6. Выгрузка результата. Пользователь получает готовый отчет для проверки, согласования и дальнейшей работы.

Внедрение ИИ-бота позволило убрать значительную часть повторяющихся действий, которые раньше выполнялись вручную. Специалисты перестали тратить лишнее время на первичный поиск и механическую сверку данных, а сам процесс подготовки расчета стал быстрее и удобнее.

Для клиента это было особенно важно, потому что закупочная нагрузка распределена между 15 филиалами, а значит, даже небольшое ускорение на одном этапе дает заметный эффект в масштабе всей организации.

После внедрения решения медицинское учреждение получило:

• сокращение времени сотрудников на поиск НМЦК на 20%;
• более быстрый и единообразный процесс подготовки расчетов;
• снижение доли ручной рутинной работы;
• повышение прозрачности выбора контрактов для расчета;
• более удобный внутренний контроль результатов;
• возможность быстрее возвращаться к расчетам и повторно использовать историю поиска.

Главная ценность проекта — не только в автоматизации, но и в практической пользе для заказчика.

Когда сотрудники меньше заняты механическим поиском и ручной сверкой, они могут уделять больше внимания качеству расчета, контролю спорных позиций и принятию решений. Это особенно важно для медицинских организаций, где закупки часто связаны с большим количеством характеристик, строгими требованиями и высокой ценой ошибки.

В результате клиент получает не просто инструмент, а рабочую систему, которая помогает ускорить закупочные процессы, снизить нагрузку на команду и сделать расчет НМЦК более предсказуемым и удобным.

Для медицинских учреждений характерны:

• большое количество номенклатурных позиций;
• сложные и детализированные технические задания;
• высокая чувствительность к точности характеристик;
• распределенная работа между филиалами и подразделениями.

Именно поэтому автоматизация расчета НМЦК здесь дает особенно ощутимый эффект. ИИ-бот помогает стандартизировать подход к поиску и расчету, снизить влияние человеческого фактора и ускорить работу специалистов без потери контроля над результатом.

Этот кейс показал, что даже один узкий, но критически важный процесс можно заметно улучшить за счет автоматизации. Для медицинского учреждения с 15 филиалами внедрение ИИ-бота стало способом сократить время на поиск НМЦК на 20%, разгрузить сотрудников и сделать закупочную работу более эффективной.

Если вашей организации тоже важно ускорить расчет НМЦК, сократить ручную нагрузку и получить более прозрачный процесс подбора контрактов, такое решение можно адаптировать под ваши внутренние сценарии работы.